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GoldMine Enterprise Training Manual Admin Overview
GoldMine Enterprise Admin Guide
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Introduction
IT Service Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xv
Infrastructure Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvi
Sales, Marketing, and Relationship Management . . . . . . . . . . . . . . . . xvi
About this Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xviii
Audience and Expertise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xviii
Document Conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xviii
Contact Us . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xix
Administrator Basics
Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-1
Key Terms and Concepts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-2
Navigating FRS Application Administrator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-4
FRS Application Administrator Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-4
Business Definition Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-6
How the FRS Foundation Works
Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-1
FRS Foundation Solution Family . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2
System Structure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-3
Application Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-5
The Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-5
Definition Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6
Business Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-7
Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-9
Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-10
Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-13
Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-15
FrontRange Foundation
Grids . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-15
Designing Your System
Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-1
System Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-1
System Design and Implementation Checklist . . . . . . . . . . . . . . . 3-2
Defining System Settings
Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-1
Attachment Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2
E-mail and Calendar Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-3
Hours of Operation Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-4
Module Registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-5
Notification Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-6
Server Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-8
User Presence Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-15
Securing Your System
Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-1
Security Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-1
Security Rights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-3
Business Object Rights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-4
Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-6
Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-7
Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-9
Customizing Your System
Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-1
Adding Business Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-2
Creating Business Object Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-3
Creating Business Object Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-4
Creating Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-7
Customizing Layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-9
Customizing Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-10
Customizing Grids . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-10
Adding Tabs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-11